Apresentação:

A PROPLAN – Pró-Reitoria de Planejamento, através da Coordenação de Desenvolvimento e Modernização (CDM) criou o  Escritório de Processos da UEA (Portaria nº. 349/2017-GR/UEA – de 15/05/2017)  que tem as seguintes atribuições:

  • A definição e manutenção de padrões;
  • Metodologias e ferramentas para a gestão de processos e a garantia de sua adoção na UEA;
  • A guarda de todo o conhecimento sobre processos; e
  • A disseminação e capacitação nas melhores práticas.
Mapeamento de Processos:

É uma ferramenta gerencial que tem como objetivo identificar as informações, o fluxo, as partes envolvidas, capacidades, competências e recursos para atender todos os componentes necessários fazendo com que todas as atividades de uma Organização saiam conforme o planejado, com poucas alterações e sem problemas.

O mapeamento é uma forma de gestão e organização desses processos, que são pontos-chave do funcionamento de uma Organização, de forma a torná-los mais eficazes.

Gestão de Processos:

A Gestão de Processos segue um ciclo de execução que se inicia com a definição da metodologia, o mapeamento e perpassa por questões como o estudo e a avaliação de indicadores de desempenho para que haja a implantação de melhorias.

Gerenciar processos para a UEA significa que os processos estão sendo monitorados, avaliados e revisados, com foco na melhoria contínua e no alcance dos seus objetivos. É a própria  aplicação do Ciclo PDCA – Planejar, Executar, Verificar e Agir – aos processos, que leva ao aperfeiçoamento e ajustamento do caminho a ser seguido. Dessa forma, os processos devem ser controlados e avaliados de forma contínua.

A gestão de processos na UEA tem como objetivo a implementação de rotinas que promovam a sistematização, monitoramento, avaliação e implantação de melhorias nos diferentes processos de trabalho desenvolvidos pela instituição, no cumprimento de sua missão institucional.

Processos Mapeados:
PRÓ-REITORIAQTDEMAPEAMENTOPOPFLUXOMANUAL
PROPLAN9090900909
PROADM17617616411
PROPESP86793600
PROGRAD91772400
PROEX35353500
PROINT21161300
PREUNI30303000
SAG18914410700
AGIN44400
ARI55500
ASCOM130800
GR / GVR137700
EDITORA2015600
PJ140000
TOTAL8276845341010
Portfólio de Processos:
PROPLAN

POP – Afastamento para Qualificação Docente

POP – Folga pela Justiça Eleitoral

Processos Automatizados:

O Escritório de Processos utiliza o software SE Suite 2.0 para fazer a automatização dos seus processos internos, esta ferramenta irá permite que num futuro bem próximo todos os processos gerados na UEA sejam digitalizados, não sendo mais necessário a utilização de papel, o que irá representar uma contribuição tanto na agilização desses processos, como economia para a UEA e a redução do consumo de papel, que impactará em melhoria para o meio ambiente. Em fase de implantação, foi gerado o processo de Dispensa e Designação que já pode ser utilizado pelos interessados, os próximos passos do Escritório de Processo será a identificação dos principais processos das pró-reitorias e sua automatização na ferramenta.

Memorando  &  Dispensa e Designação